Tietosuojaseloste

Sanamalja ("yritys", "me") on sitoutunut asiakkaidensa yksityisyyden suojaamiseen General Data Protection Regulationin (GDPR) eli EU:n laajuisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Asiakkuus syntyy yhteydenotosta, toimeksiannosta ja tapahtumaan ilmoittautumisesta.

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa sinulle, minkä tyyppistä tietoa keräämme
asiakkaistamme ("asiakas", "osallistuja", "sinä") sekä siitä, kuinka käytämme tuota tietoa.

Tiedon keräys ja käsittelyn tarkoitus 

Yritys ylläpitää asiakasrekisteriä seuraavin tiedoin:

Etu- ja sukunimi

• Sähköpostiosoite (sähköpostitse tapahtuvaa viestintää ja muuta yhteydenpitoa varten)
• Osoite, mikäli asiakas ilmoittaa sen (postitse tapahtuvaa laskutusta sekä viestintää ja muuta yhteydenpitoa varten)
• Yrityksen nimi ja Y-tunnus, mikäli asiakkaan ja yrityksen välillä on laskutusta
• Puhelinnumero, mikäli asiakas ilmoittaa sen (puhelimitse tapahtuvaa yhteydenpitoa varten)
• Tapahtumien osalta myös ikä (osallistujien ikäjakauman määrittämiseksi ohjelmasuunnittelua varten), ruoka-aineallergiat (ruokatarjoiluja varten), liikuntarajoitteet (ohjelmasuunnittelua varten) 

Kerättävien tietojen näkyvyys ja käsittelymahdollisuus 

Asiakasrekisteri on offline-tiedostona yrityksen omistamalla kovalevyllä. Ainoastaan yrityksen omistajalla oikeudet rekisterin tarkasteluun.

Tapahtumia koskevat henkilötiedot voi nähdä ainoastaan tapahtumakohtainen projektiryhmä sekä tilauksen tehnyt asiakas.

Kerätyn tiedon päivittäminen

Kukin asiakas on itse vastuussa siitä, että toimittaa ajantasaiset henkilötiedot yrityksen rekisteriin.

Kerättävien tietojen elinkaari

Henkilötiedot poistetaan rekisteristä asiakkaan niin pyytäessä. Mikäli yksityisasiakkaan ja yrityksen

välillä ei ole ollut toimintaa kahden kalenterivuoden aikana, asiakkaan henkilötiedot poistetaan

rekisteristä. Mikäli yritysasiakkaan ja yrityksen välillä ei ole ollut toimintaa viiden kalenterivuoden

aikana, yrityksen tiedot poistetaan rekisteristä. Osallistujien tietoja sisältävät listat poistetaan tapatuman jälkeen. 

Tietojen luovuttaminen

Kaikki henkilötiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille 

pois lukien viranomaiset siinä tapauksessa, että yrityksen/toisen osapuolen/kolmannen osapuolen

lakiin perustuva etu niin vaatii.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Nuoret tapahtumiimme osallistujat

GDPR-asetus määrittelee, että vanhempainvastuunkantajalta tarvitaan suostumus lapsen tietojen

käsittelyyn silloin, kun lapsi on alle 13- mutta enintään 16-vuotias.

EU:n jäsenvaltiot määrittelevät itse, mikä on lapsuuden yläikäraja em. rajoissa. Suomi ei ole

määritelmää tehnyt GDPR-asetuksen voimaan tulemiseen mennessä.

Alle 16-vuotiaan henkilön ollessa yhteydessä yritykseen tai osallistuessa yrityksen järjestämään

muodostuu henkilön ja yrityksen välille sopimus, jolloin henkilön tietojen käsittelyyn suoraan

asiakkuuteen liittyviä asioita hoitaessa ei vanhempainvastuunkantajalta tarvita erillistä suostumusta.

GDPR:n 8 artiklan tarkoitus on parantaa lasten henkilötietojen käsittelyn suojaa. Yrityksen

henkilörekistereissä noudatetaan samoja periaatteita sekä lasten että aikuisten henkilötietojen

käsittelyssä. Kerättävä tieto minimoidaan, sitä käsitellään luottamuksellisesti ja ainoastaan

tarkoituksenmukaisesti ja se poistetaan kuten kohdassa "Kerättävien tietojen elinkaari" on kuvattu.

Oikeudet ja vaikutusmahdollisuudet

Yritys on rekisterinpitäjänä velvollinen huolehtimaan henkilötietojen ajantasaisuudesta.

Asiakkaamme ilmoittavat aina itse omat tietonsa.

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa rekisterissämme olevat itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä asiakkaillemme.

Yrityksen vastuu

Mahdollisen tietoturvaloukkauksen sattuessa yritys on yhteydessä asiakkaisiin heidän ilmoittamiensa

sähköpostiosoitteiden kautta 72 tunnin sisällä tapahtuneesta. Yrityksen omistaja vastaa siitä, että

yhteydenotto tapahtuu aikarajan sisällä. 

Muuta

Yrityksellä on myös Facebook-sivu Sanamalja. Sitä kautta tulevia yhteydenottoja käsitellään tämän

tietosuojaselosteen mukaisesti. Kukin Facebook-käyttäjä hyväksyy erikseen Facebookin Privacy

Policyn.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Keräämiemme henkilötietojen rekisterinpitäjä on Sanamalja. Yhteyshenkilö rekisterinpitoa ja

henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa on Karoliina Mäkelä. Voit lähettää tähän

tietosuojaselosteeseen liittyvät tiedustelut osoitteeseen karoliina.makela@sanamalja.fi